Datenschutzordnung des Lauftreffs Hemsbach

Stand: September 2020

Der Lauftreff Hemsbach (LT Hemsbach) verarbeitet in vielfältiger Weise nicht automatisiert personenbezogene Daten (z. B. Berichte über Laufveranstaltungen, Ankündigung von Veranstaltungen, Berichte in der Presse, Bestenlisten). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Lauftreffs zu gewährleisten, gibt sich der Lauftreff die nachfolgende Datenschutzordnung.

§1           Allgemeines

Mitglied ist, wer regelmäßig oder gelegentlich mitläuft oder zu Treffen kommt (z. B. Stammtisch, Winterfeier oder Sommerfest) oder bei Wettkämpfen als Vereinsnamen „LT Hemsbach“ angibt. Mitglieder, die beim LT Hemsbach eine Aufgabe übernehmen, tun das ausschließlich freiwillig, ehrenamtlich und ohne Vergütung. Sofern personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht oder Dritten offengelegt werden, ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und die Datenschutzverordnung durch alle Personen des Lauftreffs, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§2           Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Im Rahmen der Mitgliedschaft verarbeitet der Lauftreff insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Telefon (Festnetz und Mobil) und E-Mail-Adresse. Die Mitglieder entscheiden selbst, ob sie ihre Daten zur Verfügung stellen, die in einer Kontaktliste zusammengestellt sind und haben ihre Zustimmung hierzu erteilt. Ab Version 2019 der Kontaktliste ist das Geburtsdatum nicht mehr aufgeführt. Die Kontaktliste wird nur intern verteilt. Sie ist mit einem Passwort geschützt und wird nicht veröffentlicht. Auf die vertrauliche Behandlung wird hingewiesen.

§3           Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Lauftreff-Aktivitäten werden personenbezogene Daten in einem Internetauftritt veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen kommen: Teilnahme an sportlichen Veranstaltungen, Ergebnisse, Altersklasse oder Geburtsjahrgang. Ältere Daten von ausgeschiedenen oder nicht mehr aktiven Mitgliedern, bei denen die Zustimmung nicht mehr ganz sicher festgestellt werden kann, sind mit einem Passwort geschützt (z. B. ewige Bestenlisten). Die Veröffentlichung von Fotos oder Videos, die bei öffentlichen oder privaten Veranstaltungen gemacht werden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage der Einwilligung der abgebildeten Personen. In der Regel werden die Fotos von Mitgliedern des Lauftreffs, Angehörigen oder Freunden aufgenommen, andernfalls erfolgt eine Quellenangabe mit Angabe und Einwilligung des Fotografen. Auf der Internetseite des LT Hemsbach werden die Daten von drei Ansprechpartnern mit Angabe von Vorname, Nachname, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail veröffentlicht.

&4          Datenverarbeitung im Rahmen von Wettkämpfen des LT Hemsbach

Der LT Hemsbach richtet sportliche Veranstaltungen, in der Regel Marathonläufe, aus. Dabei erfolgt eine Ausschreibung und Veröffentlichung auf der Internetseite des LT Hemsbach. Bei kleinen Veranstaltungen (in der Regel weniger als 10 Teilnehmer) erfolgt die Anmeldung durch ein allgemein zugängliches Termin-Abfragesystem, z. B. „doodle“. Bei der Anmeldung ist meist die Angabe des Vornamens ausreichend, da die Teilnehmer persönlich bekannt sind.

Bei größeren Veranstaltungen (in der Regel 10 – 30 Teilnehmer) mit Wettkampfcharakter kann die Anmeldung auch durch ein allgemein zugängliches, kommerzielles System, z. B. „race result“ erfolgen. Hierbei geben die Teilnehmer folgende Daten an: Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum oder Altersklasse, E-Mail Adresse und ggf. Verein. Die Daten werden nur zum Zweck der Veranstaltung genutzt und nicht veröffentlicht. Bei der Ausschreibung erfolgt ein deutlicher Hinweis, dass die Daten erhoben und elektronisch gespeichert werden, die Teilnehmer müssen dem zustimmen. Der Zugang zur Datenbank ist nur dem Administrator des LT Hemsbach möglich. Auf den Melde- und Ergebnislisten werden nur die üblichen Daten publiziert, die auch aus allgemein zugänglichen Quellen kommen (Vorname, Nachname, Zeit, Verein und ggf. Altersklasse).

&5          Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung beim LT Hemsbach

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sind die Mitglieder, die die jeweilige Aufgabe übernommen haben. Alle Mitglieder, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf vertraulichen Umgang mit diesen Daten verpflichtet.

§6           Kommunikation per E-Mail

Beim Versand von e-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt untereinander stehen und deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

&7          Datenschutzbeauftragter

Da im LT Hemsbach deutlich weniger als 10 Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist kein Datenschutzbeauftragter zu benennen.

§8           Einrichtung und Unterhaltung eines Internetauftritts

Der LT Hemsbach unterhält einen Internetauftritt (Homepage). Änderungen und Datenpflege können und dürfen nur durch den Administrator vorgenommen werden. Hierzu wird ein registriertes, kommerzielles Programm verwendet, der Zugriff ist mit einem Passwort geschützt. Mitgliedern ist seit Bestehen der website bekannt, dass dort Berichte von Wettkämpfen eingestellt werden, neue Mitglieder werden darauf regelmäßig hingewiesen. Von den Mitgliedern wird es erfahrungsgemäß ausdrücklich gewünscht. Es handelt sich fast ausnahmslos um Daten, die auch an anderer Stelle veröffentlicht sind, z. B. Ergebnislisten, webseiten der Vereine, DUV etc. Fotos werden von Mitgliedern oder deren Angehörigen, Freunden etc. aufgenommen und mit Einverständnis eingestellt. Wer trotzdem mit der Veröffentlichung seiner Daten bei LT Hemsbach.de nicht einverstanden ist, kann sich jederzeit an den Administrator wenden, der für die Löschung verantwortlich ist.

§9           Inkrafttreten

Die Datenschutzverordnung wurde durch die auf der Internetseite genannten Ansprechpartner beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Lauftreffs in Kraft.